Kenmerken van STEP-IT Projectmanagement

Waarom projectmanagement?
Veranderingen in de maatschappij en in organisaties worden steeds ingrijpender en volgen elkaar sneller op. Het stadium waarin werkzaamheden op een ad hoc wijze worden uitgevoerd, is voor een groot deel vervangen door de situatie waarin werkzaamheden in projectvorm plaats vinden. Maar eenmaal begonnen projecten hebben vaak de neiging minder beheersbaar te worden naarmate de projecttijd voortschrijdt, waardoor veel projecten mislukken.

Projecten onderscheiden zich door hun unieke en tijdelijke karakter en worden opgezet om een bepaald eindresultaat te bereiken en daarmee een bijdrage te leveren aan de doelstelling van de organisatie. Wanneer het resultaat is bereikt, wordt het project ontbonden. Projecten leveren resultaten op, tastbare en minder tastbare producten.

Faalfactoren
Voor het mislukken van projecten kan een breed scala aan redenen worden aangevoerd:

• Onduidelijkheid over wie de opdrachtgever is;
• Geen goed projectplan wat betreft opzet en inhoud;
• Geen goede definiëring van het beoogde projectresultaat, onvoldoende aandacht voor het vastleggen van wat het projectresultaat wel en wat het niet zal zijn;
• Slechte planning van resources en activiteiten; een te optimistische planning waarin geen rekening is gehouden met mogelijke tegenvallers;
• Oorspronkelijke eisen en uitgangspunten veranderen tijdens het project;
• Gebrek aan beheersing van de voortgang, zodat ontsporingen pas worden opgemerkt wanneer het reeds te laat is voor herstel;
• Onvoldoende meet- en beslispunten;
• Gebrek aan kwaliteitscontrole, wat resulteert in opgeleverde producten die niet voldoen aan de wensen en eisen van de gebruikers;
• Te beperkte tijdsbesteding in verband met hogere prioriteit van het doorgaande werk.

De bestaande organisatie is vaak niet ingericht om projecten beheerst uit te voeren.
Daarom is er behoefte aan professioneel projectmanagement en succesvolle projecten die toegevoegde waarde hebben voor een organisatie.

Professioneel projectmanagement
De bruikbaarheid van projectresultaten wordt regelmatig aangetast door veranderende eisen en wensen van de opdrachtgevers. Vanuit deze invalshoek kan projectmanagement als 'omgevingsmanagement' worden gezien. Met andere woorden, hoe beter projecten in de veranderende omgeving kunnen worden ingebed, des te beter de projectresultaten zullen zijn.
Professioneel projectmanagement zorgt ervoor dat het project op adequate wijze wordt gestuurd en dat de juiste activiteiten worden uitgevoerd om het gewenste resultaat te bereiken.

De projectmanagers van STEP-IT zijn in staat grote en complexe projecten zelfstandig te leiden en tot een goed einde te brengen.
De IPMA (International Project Management Association) definieert een project als complex wanneer dat project de volgende kenmerken heeft:

• Veel onderling afhankelijke subsystemen en elementen met hun bijbehorende relaties met de projectomgeving;
• Meerdere betrokken organisaties en/of organisatieonderdelen;
• Meerdere verschillende disciplines zijn betrokken;
• Verschillende projectfasen van niet te korte duur;
• Het merendeel van bekende projectmanagementmethoden wordt toegepast.

Procesmatige benadering
De projectmanagers van STEP-IT benaderen projectmanagement procesmatig. Kenmerkend voor deze benadering is de centrale plaats die het doel van het proces inneemt, waarbij een proces wordt gedefinieerd door een doel en een verzameling samenhangende activiteiten die samen het doel nastreven. Belangrijke bouwstenen die hierbij een rol spelen zijn onder andere:

• Business case: de redenen voor het project met de rechtvaardiging in termen van geschatte kosten en verwachte baten;
• Organisatie: rolbeschrijvingen van de verschillende rollen die binnen de projectorganisatie worden onderscheiden;
• Projectplan: nodig voor de productie van de juiste producten op het juiste tijdstip;
• Projectbeheersing: beheersingsmechanismen om het risico te verminderen dat projecten de geraamde tijd en kosten overschrijden zonder tijdige waarschuwing en bijsturing;
• Risicomanagement: handvatten om risicobeheer uit te voeren en beter te anticiperen op bedreigingen en nieuwe mogelijkheden;
• Kwaliteit: specificatie van eisen die ertoe moeten leiden dat de door de gebruiker verwachte kwaliteitseisen worden bereikt;
• Configuratiemanagement: beheersing van producten en projectdocumentatie om efficiënt te kunnen werken;
• Wijzigingenbeheer: beoordelen en stellen van prioriteiten van voorgestelde wijzigingen op basis van een afweging tussen risico’s, tijd en geld aan de ene en voordeel of besparingen aan de andere kant.